O impacto da LGPD no departamento pessoal é significativo, pois essa área lida diretamente com dados sensíveis de colaboradores e candidatos. A implementação da LGPD exigiu que o setor se adaptasse a novas exigências de segurança e governança da informação, buscando maior conformidade e proteção.
A criação da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018), conhecida como LGPD, representou uma virada de chave para todas as áreas que lidam com informações pessoais. Mas o que, de fato, representa o impacto da LGPD no departamento pessoal e em suas rotinas?
Responsável por coletar, armazenar e tratar dados de candidatos, colaboradores e ex-colaboradores, o RH precisou reformular processos e adotar políticas mais rigorosas de proteção e governança da informação. Isso porque, com a LGPD, fatores como o consentimento, cibersegurança, transparência, armazenamento e descarte de dados foram completamente alterados.
Neste artigo, vamos explicar mais sobre a LGPD no departamento pessoal, o que diz a lei, quais são os dados sensíveis mais comuns no RH e boas práticas que o setor deve adotar para garantir conformidade legal, segurança da informação e respeito aos direitos dos colaboradores.
O que é LGPD e por que ela impacta o departamento pessoal
A LGPD regula o tratamento de dados pessoais no Brasil, sejam eles coletados em meio físico ou digital. Ela estabelece os direitos dos titulares dos dados, define as bases legais para o tratamento dessas informações e impõe obrigações às empresas quanto à transparência, à segurança e à finalidade dos dados coletados.
No contexto do departamento pessoal, isso significa que dados – nome completo, CPF, endereço, dados bancários, estado civil, histórico profissional e até aspectos de condições de saúde, filiação sindical e informações biométricas – precisam ser tratados com critérios claros, justificativa legal e medidas de proteção adequadas.
LGPD departamento pessoal: quais dados devem ser coletados e protegidos?
O RH lida com uma grande variedade de dados pessoais, tanto durante um recrutamento estratégico quanto após o processo de admissão. Entre as principais informações, encontram-se:
- Documentos de identificação (RG, CPF, CNH);
- Dados bancários;
- Endereço residencial;
- Contato telefônico e e-mail;
- Controle de ponto e jornada de trabalho;
- Dados de saúde (atestados médicos, exame admissional e periódicos);
- Informações previdenciárias e fiscais;
- Dados de dependentes e informações para o Imposto de Renda;
- Informações sobre processos trabalhistas;
Alguns desses dados são classificados pela LGPD como sensíveis, por revelarem aspectos mais íntimos ou protegidos do indivíduo, exigindo ainda mais cuidado neste tratamento por questões de compliance empresarial.
LGPD departamento pessoal: como aplicar
A adequação à LGPD no Departamento Pessoal começa por um diagnóstico profundo dos fluxos de dados no setor. O DP precisa mapear como as informações são coletadas, por que são necessárias, onde são armazenadas, quem pode ter acesso e por quanto tempo devem permanecer nos sistemas.
A partir dessa definição, algumas boas práticas devem ser implementadas:
- Definir base legal para cada dado coletado – Nem todo dado exige consentimento. A LGPD prevê diferentes bases legais, como obrigação legal, execução de contrato, legítimo interesse, entre outras. Por exemplo, solicitar documentos para registro em carteira não requer autorização do colaborador, pois é uma obrigação prevista pela CLT. Já usar fotos de funcionários em campanhas internas pode exigir uma autorização explícita. É preciso definir as regras de compliance de dados no RH.
- Garantir o direito dos colaboradores – A LGPD assegura aos titulares o direito de acesso, correção, portabilidade e exclusão de seus dados, além de revogar consentimentos. O RH e o DP devem estar preparados para responder a essas solicitações dentro dos prazos legais e de forma segura, documentando todas as movimentações.
- Investir em segurança da informação – Os dados devem ser protegidos contra acessos não autorizados, vazamentos e perdas. Isso exige políticas claras de segurança da informação, uso de sistemas com controle de acesso, autenticação de usuários, backup em nuvem – como nosso Cloud ERP – e protocolos de criptografia. A integração entre folha de pagamento, módulo jurídico e demais sistemas precisam ser feita de maneira segura.
- Atualizar políticas internas e contratos – Os documentos internos, como política de privacidade, termo de confidencialidade e contrato de trabalho, devem refletir as diretrizes da LGPD. Isso inclui cláusulas específicas sobre o uso de dados pessoais e as responsabilidades da empresa em relação a eles.
- Promover treinamento e conscientização – Toda a equipe do departamento pessoal e do RH precisa estar capacitada para aplicar a LGPD no dia a dia. Isso inclui entender os princípios da legislação, identificar riscos e saber como agir em caso de incidentes. É importante que a cultura de preservação da privacidade integre a empresa em benefício do clima organizacional.
O que muda com a LGPD nos processos de admissão, demissão e folha?
A LGPD impacta diretamente rotinas tradicionais do departamento pessoal:
- Na admissão de funcionários, é preciso solicitar apenas os dados estritamente necessários e informar o colaborador sobre o uso dessas informações.
- No desligamento, os dados devem ser retidos apenas pelo tempo previsto em lei (como prazo para fins trabalhistas e previdenciários), com políticas claras de descarte seguro.
- Na folha de pagamento, o sistema deve garantir confidencialidade e integridade dos dados, além de manter registros auditáveis de quem acessou ou alterou informações.
Quais as penalidades para o Departamento Pessoal que não se adequar à LGPD?
O RH que não se adequar à LGPD pode enfrentar penalidades administrativas, financeiras e reputacionais. Ou seja, as repercussões podem afetar diretamente o setor e a empresa como um todo.
As sanções financeiras aparecem como uma das principais penalidades. A LGPD estabelece que empresas podem ser multadas em até 2% do faturamento anual do último exercício, com limite de até R$ 50 milhões por infração.
A Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) ainda pode determinar a publicização da infração. Em outras palavras, tornar público que a empresa descumpriu a LGPD. Se isso ocorrer, há um comprometimento da imagem institucional que pode afetar o employer branding.
Outra pena possível é o bloqueio ou a exclusão dos dados pessoais envolvidos na infração. Para o departamento pessoal, isso pode afetar seriamente processos de folha de pagamento, admissões, demissões, entre outros aspectos da rotina. Isso sem contar a possibilidade de ser responsabilizado judicialmente por danos morais e materiais, além de eventuais passivos trabalhistas.
Por lidar diretamente com dados pessoais e sensíveis dos colaboradores, a LGPD no departamento pessoal tem papel central no compliance corporativo. O RH deve garantir o armazenamento seguro de informações, obter consentimento adequado, manter políticas de privacidade atualizadas e adotar ferramentas tecnológicas que assegurem rastreabilidade, auditoria e integridade dos dados.
LGPD departamento pessoal: ferramentas e tecnologia para apoiar o compliance
Dentro da rotina de um RH digital, a tecnologia é uma grande aliada da conformidade legal. Plataformas especializadas em gestão de pessoas oferecem funcionalidades que automatizam processos, garantem rastreabilidade e reforçam a integração e a segurança dos dados em todos os pontos de contato com o colaborador.
Soluções de folha de pagamento, admissão digital, gestão de ponto e documental devem permitir:
- Controle de permissões de acesso por perfil;
- Armazenamento seguro e centralizado;
- Histórico de acessos e alterações;
- Processos de auditoria e compliance;
- Gestão de consentimentos.
É importante que os fornecedores de software também estejam em conformidade com a legislação, garantindo que o ecossistema como um todo respeite os direitos dos titulares. Nossos sistemas seguem, de maneira rigorosa, as exigências da LGPD e todas as demais exigências legais.
A LGPD no departamento pessoal vai além da conformidade legal: trata de respeitar a privacidade e os direitos dos colaboradores, promover uma cultura organizacional transparente e proteger a reputação da empresa. A implementação da lei exige revisão de processos, investimentos em tecnologia e atualização constante da equipe.
Com o suporte de ferramentas certas, é possível garantir que o tratamento de dados da LGPD no departamento pessoal ocorra de forma segura, eficiente e responsável.
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Fonte: Senior Sistemas