Evite dor de cabeça com o eSocial, entenda o que está por trás da consulta de qualificação cadastral e como o processo de onboarding pode ajudar neste processo.

 Você sabe para que serve a qualificação cadastral do eSocial?

Segundo orientações do site do eSocial a qualificação cadastral pode ser realizada de duas formas: A consulta on line permite a pesquisa diretamente na tela de até dez trabalhadores por vez. A consulta em lote é feita por meio de envio de arquivo padronizado, conforme leiaute do sistema. É indicado no caso de consulta de grande quantidade de trabalhadores. Para a consulta em lote, será obrigatório o acesso por meio de Certificado Digital. As informações necessárias para realizar a consulta de qualificação cadastral são:  Nome completo, NIS PIS PASEP, data de nascimento e CPF (cadastro de pessoas físicas).

As informações enviadas ao eSocial serão consumidas pelos seguintes órgãos e entidades do governo federal: Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS, Ministério da Previdência – MPS, Ministério do Trabalho e Emprego – MTE, Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB.

Existindo divergência nos dados cadastrais, tanto empresa como colaborador podem ser prejudicados gerando entraves futuros. O colaborador poderá ter dificuldade frente à solicitação de benefícios tais como auxílio acidente, auxílio doença, aposentadoria ou ainda saque do FGTS ou seguro desemprego, entre outros. Já o empregador, por sua vez, poderá ter dificuldade no processo de fechamento dos eventos e consequente recolhimento dos valores.

Existindo divergência das informações, o que o colaborador deverá fazer?

Várias situações de divergência podem ser apresentadas no processo de consulta da qualificação cadastral. Abaixo destacamos alguns exemplos:

CPF: Existindo divergência em relação a situação do CPF (suspenso, cancelado, nulo ou data de nascimento divergente) será necessária a regularização junto à Receita Federal.

NIS: Quando a divergência refere-se ao NIS, por exemplo, deve-se atentar pois a orientação será dada de acordo com o ente responsável pelo seu cadastro, autorizado pela receita Federal.

Nome no documento CPF: Se o nome informado no cadastro do CPF estiver incorreto, o colaborador deverá comparecer pessoalmente em uma agência da Caixa Econômica Federal, Banco do Brasil ou ainda, Correios e efetuar a devida regularização.

Data de nascimento no PIS: Caso o problema seja a data de nascimento existente no PIS, o colaborador deverá dirigir-se a uma agência da Caixa Econômica Federal a fim de regularizar tal situação.

Para outras divergências o colaborador ou o empregador poderão acessar a seção de perguntas frequentes disponível no site do esocial com diversas orientações para regularização das situações. 

Evite divergências ao realizar as entregas das obrigações legais do eSocial e evite multas. Isto tudo começa com a realização do cadastramento inicial, aonde você garante que as informações que estão sendo prestadas estão sendo entregues para os devidos colaboradores. Observe no quadro abaixo que as multas relacionadas estão todas ligadas ao colaborador, portanto, a consulta de qualificação cadastral passa a ser um processo chave para que tudo esteja correto para que as prestações de informações aconteçam corretamente.

Uma estratégia para evitar divergências na qualificação cadastral de uma nova contratação é antecipar que o processo seja realizado antes mesmo do início do colaborador na empresa, ou seja, durante o seu processo de onboarding.

O processo de onboarding é uma série de processos pelo quais os novos colaboradores passam ao ser admitidos por uma organização a fim de promover a socialização deste novo colaborador com os processos, procedimentos e a cultura da empresa a fim de criar uma boa primeira impressão.

Saiba mais sobre que é um processo de onboarding.

A antecipação da qualificação cadastral no processo de onboarding evita que as divergências ocorram e, consequentemente, gera uma maior produtividade para a área de Recursos Humanos, visto que a qualificação cadastral ocorre durante o processo de entrega dos documentos e informações para a geração do contrato de trabalho, evitando assim que as que multas ocorram.

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Jandir Tambosi Junior é Analista de Negócios de HCM.

Fonte: Senior Sistemas