Criado pelo Ministério do Trabalho e Emprego, o FGTS Digital é um conjunto de sistemas que visa reduzir burocracias e facilitar a apuração, lançamento, prestação e arrecadação dos recursos do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). O novo sistema irá substituir o SEFIP, e será implementado a partir de 2024.
Neste artigo, compreenda as principais alterações no FGTS Digital, como funciona, bem como o calendário de implementação e as obrigações do recolhimento para 2024.
O que é e para que serve o FGTS Digital?
Na prática, o FGTS Digital é um conjunto de sistemas informatizados cujo objetivo é gerenciar os diversos processos que envolvem o recolhimento do recurso. A solução tecnológica facilita o cumprimento da obrigação pelos empregadores e assegura que os trabalhadores recebam os valores devidos de FGTS.
Agora, com o FGTS Digital, o objetivo é desburocratizar os processos e otimizar a arrecadação, apuração, lançamento e a cobrança desses recursos. Assim, a prestação de informações será mais transparente e reduzirá os custos operacionais dos empregadores.
A nova plataforma permite que diversas competências sejam recolhidas a partir de um único documento. Portanto, a modernização dessa entrega promete tornar muito mais simples e prática a rotina do RH e DP.
Veja alguns dos principais benefícios do FGTS Digital:
- Desburocratização dos processos;
- Redução de custos adicionais e operacionais incorridos pelo FGTS;
- Diminuição despesas com tarifas pagas à rede arrecadadora do FGTS;
- Otimização dos serviços relacionados aos trabalhadores e empregadores;
- Garantia da segurança, integridade e confiabilidade dos dados armazenados e processados;
- Melhorias nos processos de gestão, controle e transparência.
Além disso, o FGTS Digital permite que os envolvidos no recolhimento tenham acesso aos dados e informações essenciais para o desempenho pleno de suas atividades.
Recolhimento do FGTS Digital: o que muda com o novo sistema?
A nova plataforma do FGTS visa facilitar a gestão e tornar os processos relacionados ao benefício do trabalhador mais transparentes na relação com o fundo. Por isso, o sistema será diretamente ligado ao eSocial, permitindo que as informações prestadas sejam compartilhadas em tempo real entre as plataformas. Com isso, o trabalho dos profissionais do RH torna-se mais simples, ágil e prático.
Entre as principais mudanças, vale destacar:
- Alteração do vencimento: conforme a Lei nº 14.438/2022, o prazo de recolhimento do FGTS Digital, antes previsto para o dia 7 do mês, passa a ser no 20º dia do mês seguinte ao da competência.
- Recolhimento via PIX: o método de pagamento foi implementado devido à agilidade e segurança, uma vez que o recolhimento pode ser informado imediatamente à plataforma. Assim, a guia de arrecadação do FGTS deixa de ter código de barras e o sistema passa a adotar o uso de QR Codes. A alteração visa impedir pagamentos de valores indevidos em outras guias e o atraso da entrega desta obrigação.
- Indenização compensatória do FGTS: a multa rescisória (de 20% ou 40%) passa a ser informada diretamente dentro do FGTS Digital.
- Certificado de Regularidade do FGTS: o não recolhimento dos valores do FGTS no prazo pode impactar a emissão da CRF, a partir do início do novo sistema. Ou seja, é importante estar atento e cumprir as obrigações para evitar problemas regulatórios junto ao fundo.
- MEI e Segurado Especial: o FGTS continuará sendo recolhido com o DAE mensal gerado pelo eSocial. Dessa forma, apenas o valor rescisório será recolhido pelo FGTS Digital, este em substituição a GRRF, antes gerada pela Conectividade Social.
- Empregador doméstico: o FGTS permanece sendo recolhido mensalmente e em caso de rescisão, por meio da guia DAE, gerada pelo eSocial. O FGTS Digital poderá ser utilizado futuramente para requerer parcelamento dos débitos relacionados ao recurso.
Atenção: Com o FGTS Digital, o cálculo dos valores a serem recolhidos é feito tomando como base as informações prestadas no eSocial. Portanto, para garantir o recolhimento correto, é importante se atentar a todas as configurações de rubricas e dados colaboradores.
FGTS Digital: prorrogada a data de implantação
Prevista para acontecer em janeiro de 2024, a implantação do FGTS Digital foi prorrogada para 1º de março de 2024. A alteração de prazo, segundo o Ministério do Trabalho e Empregos, se deve à quantidade expressiva de solicitações de empregadores por um prazo maior, para se adaptarem ao novo sistema.
E agora, como ficou o cronograma do FGTS Digital?
Os novos sistemas e/ou atualizações implementados pelo Governo Federal, que possuem relações com as questões trabalhistas, passam pelas fases de testes, antes da migração obrigatória. Isso facilita a adaptação das empresas e garante que elas consigam efetuar a entregas das demandas exigidas corretamente.
Produção limitada facilita a adaptação dos empregadores
A fase de testes da Produção Limitada, que ocorre de 19 de agosto de 2023 a 13 de janeiro de 2024, permitirá que os empregadores realizem a transição entre os sistemas de forma mais simplificada.
Dentro deste ambiente, os profissionais de RH podem utilizar dados reais do eSocial declarados pelos empregadores, para conferir os dados de recolhimento com o SEFIP.
O ambiente de Produção Limitada pode ser usado para:
- Gerar e pagar a guia de recolhimento;
- Contratar parcelamentos;
- Gerar procurações eletrônicas;
- Consultar extratos;
- Entre outros.
É importante ressaltar que as guias geradas no ambiente de testes não possuem validade legal. Apesar disso, o empregador pode simular os pagamentos e acompanhar o processo de ponta a ponta, desde o envio dos dados ao eSocial até a quitação do recolhimento.
Confira como ficou o novo cronograma disponibilizado pelo Governo Federal:
Data: 19 de agosto de 2023
Fase: Implantação do ambiente de produção e operação limitada
Governo Federal: Empresas do Grupo 1 (eSocial)
Data: 23 de setembro de 2023
Fase: Encerramento da operação limitada
Governo Federal: Todas as empresas
Data: 13 de fevereiro a 29 de fevereiro de 2024
Fase: Preparação do sistema para entrada em operação efetiva
Governo Federal:
Data: 1º de março de 2024
Fase: Implantação do ambiente de produção e operação efetiva
Governo Federal: Todas as empresas
Grupos do eSocial:
- Empresas que possuem um faturamento anual superior a 78 milhões de reais;
- Entidades empresariais que faturaram 78 milhões de reais até 2016 e que não sejam optantes do Simples Nacional;
- Pessoas jurídicas: empregadores que optaram pelo Simples Nacional e entidades sem fins lucrativos, empregadores que são pessoas físicas (exceto domésticos) e produtor rural PF;
- Órgãos públicos e organizações internacionais.
Cadastramento de procurações
Os empregadores poderão antecipar o cadastramento de procurações em nome de terceiros, para que eles possam acessar os dados e representá-los no FGTS Digital.
A procuração terá validade jurídica e poderá ser usada quando houver substituição do FGTS pelo novo sistema. Esta será uma excelente oportunidade para a empresa organizar os seus processos internos e deixar o sistema pronto para os operadores que serão formados.
É importante ressaltar que todas as procurações devem ser cadastradas via FGTS Digital. Já aquelas registradas pelo Conectividade Social/Caixa ou no eCac da Receita Federal não poderão ser aproveitadas.
Ambiente de testes em Produção Restrita
O ambiente de testes será divulgado em breve pelo governo, e ficará disponível permanentemente em paralelo ao de produção real. Nele os empregadores poderão simular a geração de guias sem valor legal. O espaço permitirá a simulação de cenários diversos, como multas rescisórias em caso de indenização compensatória do FGTS.
SEFIP x FGTS Digital
Devido à prorrogação do prazo, é preciso se atentar a alguns detalhes importantes quanto aos débitos recolhidos e meios utilizados. Por exemplo:
- O FGTS mensal referente a fevereiro de 2024, com vencimento até o dia 07 de março de 2024, terá seu recolhimento realizado pelo SEFIP/Caixa;
- O FGTS rescisório referente ao desligamento ocorrido até 26 de fevereiro de 2024 será recolhido via GRRF/Caixa, contanto que vença até 07 de março/2024;
- Caso o FGTS rescisório seja referente a um desligamento ocorrido em 04 de março/2024, o recolhimento será efetuado via FGTS Digital, contanto que vença até dia 10 de março/2024;
- O FGTS mensal referente a março/2024 deverá ser recolhido pela nova plataforma com vencimento no dia 19 de abril/2024.
Portanto, é preciso estar atento aos prazos e instruções estabelecidos pelos órgãos responsáveis. Por isso, aproveitar este momento de fase de testes é essencial para que o RH se adapte à plataforma do FGTS Digital e mantenha o compliance.
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Fonte: Senior Sistemas