Antes de tudo, é preciso fazer uma análise rápida: o que é admissão em uma empresa?

O processo de admissão inicia com o Departamento Pessoal ou setor de RH sendo incumbido de analisar pilhas e pilhas de currículos impressos, manualmente selecionar alguns e, assim, enviar o primeiro contato para marcar as datas das entrevistas com cada interessado. Depois de entrar em contato com os responsáveis para reservar as salas de reuniões, o RH conversa pessoalmente com cada candidato – em um espaço físico, claro – e, após alguns dias de análise, seleciona o que está mais adequado ao perfil da empresa e da vaga.

A proposta de salário é feita e, depois de trocas de e-mails e ligações, uma data é marcada para que o novo colaborador vá até a empresa assinar todos os documentos de contração. Depois disso, ele ainda deverá enviar cópias de seus documentos para a empresa manter armazenadas em seu banco de dados. Para o primeiro dia de trabalho, a área responsável pelo capital humano já deve ter solicitado, junto aos gestores, todos os acessos individuais à equipe de TI e, além disso, ter em mãos os crachás e outros materiais internos necessários.

Um procedimento longo, exaustivo e passível de erros. Mas e se você pudesse digitalizar todo esse processo admissional? É sobre isso que iremos falar aqui.

O que é o processo de admissão digital?

Diversas empresas estão reformulando suas metodologias e ferramentas internas para se adaptarem à transformação digital. O erro, porém, é que muitas delas ainda têm seus modelos de atuação guiados por um conservador processo de contração. Com isso, um dos alicerces da organização – já que capta novos talentos e os introduz ao ambiente de trabalho – está ultrapassado e desperdiça muito com tarefas burocráticas, impedindo que o setor de RH possa agir com um foco mais estratégico e voltado a resultados.

A admissão digital é feita, principalmente, com o uso de softwares integrados à Nuvem. Isso possibilita que a área responsável simplifique e agilize de maneira considerável todo esse processo.

Como funciona a contratação digital na prática?

Vamos analisar novamente o exemplo citado anteriormente, mas agora pela perspectiva de uma empresa adepta da admissão on-line.

1. Com acesso a uma plataforma on-line, o responsável pela gestão de RH analisa os candidatos à vaga e seleciona os que mais se adéquam. As entrevistas, muitas vezes, são feitas por videochamadas;
2. Depois, o RH envia por e-mail um formulário de pré-admissão para o candidato escolhido – solicitando dados pessoais, informações sobre moradia ou, até mesmo, um breve resumo de sua perspectiva de atuação na empresa –, que pode responder e anexar fotos dos documentos sem sair de casa. A cada etapa preenchida, o RH é automaticamente notificado e já vai integrando os dados à folha de pagamento;
3. O RH valida as informações e as integra com a folha de pagamento;
4. O colaborador faz a qualificação cadastral do eSocial e encaminha os dados para o responsável.

Com a digitalização, o processo de admissão torna a rotina do profissional de RH muito mais simples, que poderá focar seus esforços em atividades mais estratégicas para a empresa. Além disso, também traz muito mais comodidade para o contratado, que pode resolver a maior parte das solicitações diretamente pelo celular.

5 principais benefícios da admissão digital

1.Agilidade no processo de contratação

Esta é, de maneira geral, a principal vantagem de digitalizar a admissão na sua empresa. O processo torna-se muito mais rápido, intuitivo e simples.

2. Documentos armazenados na Nuvem

A admissão digital dispensa a necessidade de arquivar, organizar e manter inúmeros documentos, digitais ou impressos. Com ela, tudo pode ser feito de maneira on-line, em um software que armazena todas as informações na Nuvem e as mantém em segurança.

Com as informações do colaborador armazenadas na Nuvem, de maneira organizada e integrada com demais plataformas utilizadas pela companhia, o Capital Humano pode facilmente compartilhá-las com os responsáveis pela criação de crachás e outros materiais internos necessários. No caso de empresas que lidam com agentes públicos, estes também poderão ter acesso rápido a todos os documentos.

3. Redução de tempo gasto em tarefas puramente operacionais

A união dos dois primeiros benefícios resulta, consequentemente, neste diferencial: o setor de RH pode reduzir radicalmente o tempo investido em burocracias, busca e manutenção de dados. Tudo fica integrado, com fácil acesso.

4. Redução de papéis e, consequentemente, do impacto ambiental

O diferencial sustentável – muito buscado pelas empresas nas últimas décadas – também deve ser considerado. A admissão digital é o primeiro passo para a implementação de um RH sem papel – um desafio ousado, mas que já vem sendo posto em prática por diversas empresas ao redor do mundo. Além disso, a redução drástica de papéis diminui consideravelmente os custos com impressão e armazenamento.

5. Mais comodidade para os colaboradores

Como em toda interação, o primeiro contato do contrato é um dos mais importantes. Com a digitalização do processo, o novo funcionário pode resolver a maior parte das obrigatoriedades do RH pelo computador ou celular, apenas acessando o software de admissão digital. Dessa maneira, já será recebido pela empresa com processos que simplificam sua rotina.

Qual é a melhor plataforma de admissão digital?

Esse novo processo de admissão demanda a contratação de um software especializado, que ofereça as ferramentas necessárias para a digitalização.

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• Armazene todos os documentos na Nuvem;
• Reduza o tempo para completar o processo de admissão;
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• Personalize o processo conforme o tipo de contratação;
• Qualificação dos documentos no eSocial;
• Comunicação entre novo colaborador e RH.

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Fonte: Senior Sistemas