A ficha de admissão é um documento fundamental no processo de contratação de funcionários, pois registra as informações do novo colaborador. Entre elas, podemos destacar:
- Dados pessoais (nome completo, data de nascimento, nacionalidade, RG e CPF, endereço residencial, contatos etc.);
- Escolaridade;
- Experiência profissional;
- Dependentes;
- Data de admissão;
- Cargo e salário;
- Jornada de trabalho;
- Informações bancárias;
- Se optou por utilizar assistência médica e/ou odontológica, vale transporte, bolsa de estudos e outros benefícios.
Qual a importância da ficha de admissão?
Com esses dados, que à primeira vista parecem tão básicos, inúmeras ações podem ser realizadas:
Elaboração de contrato: Ao obter tais informações, é possível elaborar o contrato de trabalho para formalizar o início do vínculo empregatício: identificando o novo colaborador, suas particularidades e escolhas; além de estabelecer termos e condições.
Gestão de dados: A ficha de admissão centraliza informações importantes do colaborador, facilitando o acesso e consulta do RH — por exemplo:
- Folha de pagamento: Com o salário inicial acordado e registado, é possível seguir com os cálculos a ele relacionados (como férias, décimo terceiro, reajustes…);
- Benefícios: Quais serão oferecidos ao colaborador e a quais ele irá aderir;
- Desenvolvimento de carreira: Seu histórico profissional, se inserido na ficha de admissão, pode ser consultado para promoções, mudanças de cargo e/ou área, decisões estratégicas e etc.
Legislação: Profissionais não podem começar a trabalhar sem o devido preenchimento de suas informações. A CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), em seu art. 41, exige que a empresa faça o registro de seus trabalhadores — seja por meio de livros, fichas ou sistema eletrônico.
Como fazer uma ficha de admissão?
A ficha de admissão pode ser elaborada pela própria empresa (através de seu setor de RH) ou por um profissional terceirizado especializado em RH. Já seu modelo pode variar, de acordo com o porte da empresa e o tipo de informações que ela deseja coletar.
Informações essenciais para uma ficha de admissão
Dados pessoais:
- Nome completo;
- Data de nascimento;
- Estado civil;
- RG;
- CPF;
- Endereço residencial;
- Telefone;
- E-mail;
- Foto 3×4.
- Formação acadêmica:
- Nível de escolaridade;
- Cursos realizados;
- Instituições de ensino frequentadas.
- Dados bancários:
- Banco;
- Agência;
- Conta corrente ou poupança;
- Número do PIS/PASEP.
- Opção por benefícios:
- Plano de saúde;
- Vale-transporte;
- Seguro de vida.
Erros comuns na ficha de admissão
Ao preencher a ficha de admissão, ambas as partes (empresa e colaborador) devem evitar:
- Fornecer informações falsas ou incompletas: O que pode gerar problemas na admissão, desde retrabalho até a rescisão do contrato de trabalho;
- Não ler atentamente as instruções: O que pode trazer erros e omissões no preenchimento;
- Preencher a ficha com letra ilegível: O que dificulta ou impede a leitura das informações.
Benefícios da ficha de admissão online
Os exemplos de erros do tópico anterior podem ser facilmente contornados ao utilizar uma ferramenta digital de admissão, que conta com:
- Agilidade: A ficha de admissão online pode ser preenchida pelo colaborador em qualquer lugar e a qualquer hora. Além disso, para o RH, é uma forma mais atual e eficiente de lidar com a contratação e posterior acesso às informações;
- Precisão: Elimine erros humanos na digitação e validação de dados, garantindo confiabilidade;
- Economia: Ao reduzir custos com papel, impressão, cópias e armazenamento;
- Sustentabilidade: A ficha de admissão online contribui para a preservação do meio ambiente, reduzindo o consumo de papel;
- Segurança: A ficha de admissão online pode ser armazenada em um sistema seguro, garantindo a confidencialidade das informações do colaborador;
- Experiência do Candidato: Ofereça uma experiência de onboarding fluida e agradável, desde o primeiro contato.
Admissão digital da Senior
Reduza o tempo de contratação em até 70% ao automatizar tarefas manuais e repetitivas: com a solução de Admissão Digital da Senior, é possível utilizar tecnologia para otimizar e agilizar o processo de contratação de novos colaboradores, além de reduzir custos e proporcionar uma experiência mais positiva para os candidatos.
No momento da contratação, a ficha de admissão do candidato pode ser preenchida de forma online com o sistema, que vai além e conta com a tecnologia de OCR.
O que é OCR?
OCR (Optical Character Recognition) é uma tecnologia inovadora, que utiliza a IA de Reconhecimento Óptico de Caracteres para automatizar a extração e validação de dados de documentos digitalizados. Essa tecnologia:
- Valida documentos instantaneamente: O OCR verifica automaticamente as informações de documentos como RG, CPF, carteira de trabalho etc, fazendo a leitura das imagens inseridas e analisando se as informações conferem com as digitadas;
- Extrai dados com precisão: O OCR extrai dados de forma precisa e segura, eliminando a necessidade de digitação manual.
Benefícios para o RH:
Aumento da produtividade: O tempo gasto conferindo documentos é drasticamente reduzido, liberando o RH para atividades mais estratégicas, gestão de pessoas e ao desenvolvimento de estratégias para a empresa;
Melhoria na qualidade dos dados: A extração automática de dados garante maior confiabilidade e precisão das informações;
Benefícios para as pessoas candidatas:
Precisão: Como OCR confere o que foi digitado com as imagens dos documentos, a Admissão Digital garante a precisão impecável das informações, eliminando o risco de inconsistências e problemas futuros com erros;
Experiência: Ofereça aos candidatos uma experiência de onboarding impecável, desde o primeiro contato. A Admissão Digital é rápida, prática e transparente, deixando uma ótima primeira impressão da empresa.
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Fonte: Senior Sistemas