Impulsionado pela transformação digital, o uso de tecnologias em diferentes setores tem se tornado cada vez mais frequente. Na prática, as ferramentas digitais aumentam a produtividade e a eficácia das atividades. Por exemplo, os processos de contratação tradicionais – sem o auxílio da tecnologia – levavam 38 dias para serem finalizados. Agora, tudo ficou muito mais rápido com a admissão digital.

No entanto, apesar das facilidades proporcionadas pela tecnologia, uma das dificuldades enfrentadas, ainda, é a extração de dados de arquivos digitalizados e imagens, mas com o OCR isso é passado. Isso porque a Inteligência Artificial extrai automaticamente o texto dos documentos escaneados ou fotos e os converte em um formato legível para a máquina.

Descubra, a seguir, o que é OCR, como esta tecnologia funciona e como ela pode otimizar ainda mais o processo de admissão digital. Aproveite o conteúdo!

O que é OCR?

Optical Character Recognition (OCR) ou Reconhecimento Óptico de Caracteres, em sua tradução, é uma tecnologia que permite reconhecer e extrair textos de imagens e documentos físicos digitalizados.

Criada na década de 1920, a tecnologia passou por diversas transformações. Atualmente, o OCR é alimentado por uma visão computadorizada e Inteligência Artificial (IA). O mecanismo de alta precisão realiza a leitura dos arquivos de imagem fornecidos e depois compara-os com os campos preenchidos no sistema.

Na prática, o OCR otimiza a validação de documentos, uma vez que poupa o tempo dos profissionais de RH na hora de conferir os dados informados pelos colaboradores. A tecnologia permite baixar, compilar e replicar as informações no formato correto, apropriado para as necessidades do setor.

Dessa maneira, o OCR é importante para o RH porque traz várias vantagens:

● Permite a leitura automatizada dos documentos;

● Facilita a vida dos profissionais do setor;

● Aumenta a produtividade do RH;

● Reduz as chances de erros no fluxo de trabalho.

Quando combinado com outras tecnologias, o OCR permite o armazenamento das informações sobre o novo colaborador em um banco de dados, o que facilita a pesquisa, extração e comparação com a base de dados.

Como funciona o OCR, na prática?

Na Admissão Digital, esta tecnologia opera da seguinte maneira:

1. A imagem ou documento digitalizado são indexados no OCR. Feito isso, ele faz a leitura e analisa os arquivos;

2. O OCR compara os caracteres dos documentos com as fontes já existentes e categorizadas no banco de dados;

3. O mecanismo faz o reconhecimento dos elementos inseridos nos documentos ou imagens;

4. Os caracteres localizados são convertidos em texto por meio do software, conforme suas finalidades: preencher um formulário de cadastro, inserir dados no sistema ou alimentar relatórios;

5. Os textos transformados são apresentados e podem ser editados, caso haja algum erro.

Quais os benefícios do OCR?

O OCR é baseado em machine learning (aprendizado de máquina), tecnologia que permite reconhecer e extrair dados de imagens e arquivos digitalizados, facilitando algumas tarefas do RH, como o processo de admissão digital.

A seguir, listamos os principais benefícios da solução. Confira!

Facilita a entrada de dados de forma rápida

Com o auxílio do OCR, os documentos e dados inseridos são lidos e validados mais facilmente. Dessa forma, os profissionais não precisam checar manualmente as informações, sendo que a parte burocrática e maçante fica a encargo do software.

Melhora a eficiência

O OCR lida com um alto volume de dados de modo eficiente, tornando o escalável a organizações de grande porte que lidam com um alto número de recebimento e envio de documentos.

Com a tecnologia, a compreensão e extração das informações melhora, e o processamento de ponta a ponta simplifica o fluxo de trabalho. Dessa forma, é possível eliminar o uso de outras ferramentas ou módulos separados, tornando o pipeline do OCR mais robusto.

Aumenta a produtividade

Dados da Ernst and Young apontam que 93% do tempo de trabalho dos profissionais de RH é direcionado para tarefas repetitivas. A pesquisa indica, ainda, que 65% dessas atividades podem ser otimizadas por meio da tecnologia.

Com o auxílio do OCR, a equipe consegue aumentar a produtividade e otimizar os processos internos, principalmente, a admissão – que envolve a entrada de dados novos no sistema. A ferramenta promove, ainda, a redução no tempo de validação de dados: de 5 minutos para 1,5 minutos.

Aprimora a análise de dados

O OCR possui uma aprendizagem profunda e lida com o processamento de dados em tempo real. Na prática, isso facilita o reconhecimento e a extração de informações de documentos (escaneados ou em imagens).

Automatiza processos

Por meio da extração automática de informação de fotos e documentos digitalizados do OCR, o RH automatiza a validação de dados, aumentando a eficiência e papel estratégico do setor.

Reduz o trabalho e os custos do backoffice

O processo de extrair dados e realizar a verificação manual de documentos, além de ser demorado, é passível de erro e pode gerar aumento dos custos para a equipe de backoffice. Com o OCR, a empresa otimiza a operação e reduz custos.

Diminui as chances de erros

A automação auxilia no preenchimento das informações com maior precisão e reduz a incidência de erros. Portanto, a análise de dados via OCR melhora a confiabilidade do processo, diminui a chance de falhas na verificação de documentos e o índice de retrabalho.

Melhora a experiência do usuário

Oferecer uma excelente experiência aos colaboradores é essencial, já que contribui para a satisfação e retenção de talentos. Sabendo disso, um processo de admissão demorado pode ser incômodo ao novo contratado.

Com o auxílio do OCR, a inserção e checagem de dados do novo colaborador, uma das etapas mais demoradas, pode ser finalizada, ganha agilidade e precisão. Assim, o profissional não demora tanto tempo para iniciar suas atividades e tem uma experiência positiva com o processo.

Contribui para a política de ESG

Com um sistema de admissão digital com tecnologia OCR embarcada, a empresa garante uma contribuição expressiva para melhorias relacionadas à ESG. Isso porque o software torna o processo 100% digital, dispensando a necessidade de impressões e documentos físicos para armazenamento e arquivo.

De outro modo, a admissão digital com OCR também garante uma experiência mais positiva, fluida e agradável no onboarding dos profissionais recém-contratados. Afinal, sem a necessidade de entrega e assinatura de documentos físicos, tudo se torna mais simples e prático para os novos colaboradores. Mais conveniência, comodidade e rapidez na admissão digital com OCR.

Como o OCR pode otimizar a admissão digital?

Como vimos até aqui, o OCR é uma tecnologia que permite extrair dados de documentos digitalizados ou imagens. Na prática, este mecanismo auxilia o trabalho do RH, uma vez que faz a checagem dos documentos de modo automático e compara com a base de dados.

Mas, afinal, como o OCR pode facilitar a vida do RH?

Durante a realização do cadastro do novo contratado, usando um software de admissão digital, o OCR funciona do seguinte modo:

1. O profissional do RH solicita os documentos (escaneados ou por imagem) ao novo colaborador. Após receber os arquivos, é preciso acessar a aba de pré-admissão e inserir a documentação nos campos informados;

2. Com todos os dados e documentos inseridos na plataforma, basta finalizar e enviar a pré-admissão;

3. Feita a segunda etapa, o RH recebe a pré-admissão para a validação, efetuada pelo próprio OCR, que confirma os dados.

Portanto, a ferramenta facilita o trabalho de validação e checagem de informações, apontando o nível de acuracidade dos documentos. Na prática, este tipo de tecnologia otimiza a rotina do RH, uma vez que os profissionais economizam o tempo gasto na checagem dos dados. O mecanismo ainda reduz a incidência de erros.

A Admissão Digital da Senior possui a tecnologia do OCR embarcada em seu processo padrão. O recurso garante a pré-validação dos documentos de forma simples, automática e em poucos segundos. Dessa forma, o processo de contratação e onboarding dos novos colaboradores se torna muito mais agradável e fluido, garantindo uma ótima experiência para os profissionais recém-chegados e também para o time do RH. Revolucione o processo de admissão da sua empresa com a Senior! 

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Fonte: Senior Sistemas