5 Princípios a serem considerados para a contratação de um ERP

Compras, entrada e saída de produtos e/ou materiais, cadastros, lançamentos contábeis, previsão de demanda, entrega, faturamento. Afinal, como podemos acompanhar tantas informações e processos sem perder o controle das operações e, ainda, ter tempo para gerenciar qualidade e atendimento?

A integração de todos esses canais, e inúmeros outros não citados, que são essenciais para o pleno funcionamento de sua empresa, se faz mais que necessária, ou melhor, quase uma obrigação, podendo ser realizada através de uma Solução ERP ou Enterprise Resource Planning (Planejamento dos Recursos da Empresa). Esta ferramenta, quando bem implantada e utilizada, otimiza tempo, agrega valor às atividades, proporciona troca de informações, promove maior segurança aos processos, reduz custos, possibilita uma visão geral do negócio e, ainda, auxilia nas tomadas de decisão proporcionando análise de compras futuras com maximização de resultados.

Deixar que cada área da empresa utilize uma ferramenta, pode prejudicar, e muito, o andamento dos processos, por isso a questão da integração deve ser sempre analisada com muito cuidado na hora de se decidir por uma solução tecnológica a ser adotada em uma empresa, pois deve-se pensar em termos de “artérias” (estruturas) onde o “sangue” (informações) da empresa irão transistar. Caso estas “artérias” não estejam integradas de maneira apropriada podem causar grandes prejuízos com relação a circulação de “sangue”, isto é, como as áreas se comunicam entre si e como as informações “fluem”.

Dificuldade na obtenção de informações consolidadas e decisões com base em informações inconsistentes, incompletas ou truncadas são apenas dois exemplos de problemas mais comuns advindos de processos e/ou áreas não integradas. Soluções ERP surgem, neste contexto, como grandes ferramentas capazes de prover funcionalidades e recursos capazes de suportar atividades dos diversos processos de negócio das empresas. E, exatamente neste ponto, ao considerar a implantação da Solução ERP, é importante levar em consideração 5 aspectos – simples, mas muito importantes –, para que esta decisão seja o mais acertada possível:

1. Análise
Fazer uma análise com o intuito de verificar se a Solução ERP está apta a atender as necessidades e expectativas da empresa, verificando o nível de “aderência” do ERP ao negócio da sua empresa.

2. Metodologia de Implantação
Um dos maiores desafios na hora da escolha de uma Solução ERP, além de observar as características técnicas, funcionalidades e benefícios do produto, é mensurar de forma segura como será o processo de implantação da Solução ERP. Portanto, ao fazer esta análise, lembre-se de verificar também se a empresa responsável pela Solução ERP possui, também, uma metodologia de implantação, de tal forma que esta não prejudique o andamento dos seus negócios no seu dia a dia e que ao mesmo tempo a entrada em operação seja no menor prazo possível, obedecendo o escopo, o cronograma e, principalmente, o orçamento planejado.

3. Customização
Verificar qual o nível de compromisso entre os requisitos da empresa e as funcionalidades da Solução ERP. Indicar os módulos a serem instalados e que serão necessários à empresa e, ainda, todos os recursos, funcionalidades ou “adicionais” necessários que deverão ser desenvolvidos/customizados.

4. Suporte
Vender é uma coisa, entregar e atender o cliente é outra. Por isso é importante analisar as ferramentas, as formas e a disponibilidade de atendimento que a empresa oferece para a Solução ERP. Contratar uma desenvolvedora de Solução ERP com atuação e abrangência nacional pode fazer toda a diferença na hora em que a sua empresa necessitar de capacitação e/ou apoio técnico.

5. Total Cost of Ownership – Custo Total de Propriedade
Ao contratar qualquer tipo de software, seja para uso operacional, segurança, comunicação e, principalmente, os de gestão, que demandam também aquisição de sistemas de banco de dados em sua maioria estrangeiros, fique atento e inclua em seus orçamentos também a carga tributária sobre estas contratações, ou então o TCO (Total Cost of Ownership – Custo Total de Propriedade) pode superar, e muito, os orçamentos previamente projetados.

E, por fim, após considerar estes 5 aspectos, o que esperar de uma Solução ERP?

Comunicação integrada entre empresas e filiais;
Integração total entre todos os processos;
Comprometimento na implantação do ERP;
Comunicação interna da empresa ampliada;
Maior agilidade nas tomadas de decisão.
Obviamente, estes e outros benefícios não surgem da noite para o dia. O envolvimento da diretoria é imprescindível. E a capacitação dos empregados é fundamental. Mudar os “velhos hábitos” realmente é trabalhoso, mas vale a pena. Os resultados positivos são perceptíveis já no início da implantação da Solução ERP. Ao final, toda a empresa sai ganhando! Até os clientes porque começam a ser atendidos com mais eficiência e agilidade!

Fonte: WK Sistemas