O que significa ERP? [Enterprise Resource Planning]

Você sabe o que é ERP e para que serve? Entenda como (e onde) ele entra no dia a dia das empresas.

Se você já ouviu falar nesse sistema, mas ainda não está familiarizado com suas funcionalidades, provavelmente tem muitas perguntas. Mas não se preocupe, essas dúvidas são muito comuns e vamos te ajudar respondendo algumas delas abaixo:

Primeiramente, o que é ERP?

ERP é a sigla em inglês para Enterprise Resource Planning. Em português, a tradução literal seria “Planejamento dos recursos da empresa”, mas essa denominação não é muito utilizada. O termo mais popular aqui no Brasil é “Sistema de Gestão Empresarial”.  Ficou um pouco mais claro?

Como a tradução sugere, o ERP software é um Sistema de Gestão Empresarial. O foco dessa solução é garantir que as empresas tenham controle total do negócio em um único lugar e em tempo real, independente do tamanho – micro, pequeno, médio ou grande porte.

Como funciona o ERP software?

Existem vários sistemas utilizados na gestão de empresas e, muitas vezes, as que ainda não adotaram um ERP acabam precisando de vários softwares para garantir visibilidade de todas as frentes de negócio.

Ou seja, os responsáveis pela gestão precisam navegar entre diferentes programas, coletando informações de vários painéis para, só então, analisar os dados e tomar decisões.

Qual a consequência disso? Neste cenário, as informações se perdem e os dados copiados podem ser utilizados de forma errada. Resumindo: dor de cabeça e tempo gasto para localizar um problema (que poderia facilmente ser evitado).

Imagine uma situação hipotética:

Uma empresa grande, com muitas filiais, recebe 100 itens do mesmo produto e os coloca a venda. Porém, ao passar os dados do setor fiscal ou contábil, informa errado a quantidade de itens recebidos. Um erro de digitação que pode custar caro.

Um ponto muito importante: nesta historinha, a empresa utiliza diversos softwares separados para gestão.

Vamos supor que, nessa situação hipotética, a pessoa tenha digitado 10 em vez de 100. Esse é o número que o setor de vendas tem para trabalhar.

O setor de vendas realiza a venda dos 10 itens e, no sistema utilizado, o estoque do produto fica zerado. Logo, o produto está em falta e não pode ser vendido no momento.

Na sequência, o setor de finanças ou de controle de estoque é informado que aquele item está zerado e mais 100 unidades do mesmo produtos são solicitados o fornecedor. Por fim, quando o novo fornecimento chega ao estoque, percebe-se que já existiam 90 itens guardados. Essa mesma situação poderia acontecer com 1.000, 10.000 ou 100.000 unidades – dependendo do porte do negócio e da demanda do produto.

Resumindo:

  • A empresa deixou de vender até 90 itens entre a notificação de estoque zerado e a chegada de novo estoque;
  • A empresa investiu capital de giro em um item que não era necessário, deixando esse capital ‘preso’ enquanto poderia ser utilizado em outro item que realmente estava fazendo falta;
  • Agora a empresa precisará vender 190 itens do produto. Existe uma possibilidade grande de ficar com estoque “encalhado”, tendo que vender por preço de custo e,  caso não consiga, terá prejuízo.

Quer saber mais sobre o sistema empresarial? Leia o guia completo.

E se essa empresa tivesse um Software ERP?

Entre as funções que você pode fazer em único programa, estão:

  • Vendas;
  • Finanças;
  • Contabilidade;
  • Fiscal;
  • Estoque;
  • Compras;
  • Produção;
  • Logística.

Dessa forma não existe possibilidade de acontecerem erros na troca de informações gerenciais entre um setor e outro. Tudo ocorre dentro do mesmo software. Ou seja, as informações são compartilhadas automaticamente entre todas as áreas e todos têm a mesma visualização dos dados.

Ainda do ponto de vista empresarial, o ERP software também garante uma visão mais estratégica de tudo que a empresa faz, aumentando o potencial competitivo dentro do setor porque facilita na distribuição correta dos recursos – sejam valores ou colaboradores.

Benefícios dos Sistemas de ERP:

  • Gestão integrada e especializada;
  • Processos otimizados;
  • Controle de prazos;
  • Informações de qualidade;
  • Aumento de produtividade;
  • Redução dos riscos;
  • Agilidade para mudanças.

Tudo isso porque o ERP concentra tudo em um ambiente único. Juro!

Se você ainda não está convencido, falaremos melhor sobre cada um desses tópicos. Confira!

1. Gestão integrada e especializada

Ao contratar um ERP, você não recebe um software ‘genérico’ e precisa adaptá-lo às necessidades do seu negócio – o sistema integrado de gestão é moldado para sua empresa, garantindo tudo o que você precisa. Inclusive, o controle de filiais pode ser feito nesse programa único, tornando toda a comunicação muito mais rápida e efetiva.

2. Processos otimizados

Muitos processos são automatizados pelo programa em todos os departamentos, agilizando as etapas e reduzindo a necessidade de intervenção humana. Dessa forma você não precisa utilizar o tempo de um colaborador com tarefas operacionais, reduzindo custos e otimizando o tempo da equipe.

3. Controle de prazos

Estima-se a redução de até 20% do tempo com um controle de entrega e fechamento de envios feitos via ERP. Isso só é possível porque existe um controle pleno das suas entregas e fechamento de pedidos em um único lugar. Isso permite, inclusive, que sua empresa consiga entregar os pedidos em um prazo mais curto, podendo ganhar clientes de uma concorrente ‘mais lenta’.

4. Informações de qualidade

Já comentamos sobre isso anteriormente, mas vale reforçar:

O ERP permite que todos os setores da sua empresa acessem as mesmas informações. Isso impede a existência de controles paralelos da mesma informação – o que poderia gerar desencontros. Essa otimização melhora a qualidade dos dados informados, tornando todos os processos mais rápidos e eficazes (e garantindo menos dor de cabeça).

5. Aumento de produtividade

No ERP você não precisa refazer ou recadastrar informações devido a erros de manipulação desses dados, pois todas as informações são compartilhadas igualmente entre os setores. Isso aumenta a produtividade da empresa e dos funcionários, já que o tempo livre é utilizado em atividades mais relevantes do que a conferência de informações e correção de erros.  

6. Redução dos riscos

Com informações mais seguras, a probabilidade de acontecerem erros é muito menor. Em muitas empresas, por exemplo, existem colaboradores específicos só para revisão de dados antes do despacho de mercadorias ou tributos ao governo. Nem é preciso falar na improdutividade disso e dos problemas que uma falha humana (e natural) podem causar.

Com o software ERP, nada disso é necessário.

7. Agilidade para mudanças

Uma nova lei ou normativa da empresa entra em vigor ou foi alterada?

Sem um sistema único é necessário editar ou incluir todas as mudanças em cada um dos programas.  Alterações simples pode levar alguns dias para começarem a valer e ainda é necessário conferir se tudo está correto em todos os sistemas.  

Com o ERP esse tipo de mudança é feita com muito mais agilidade, pois quando a nova informação é inserida ou editada, todos os setores são atualizados. Isso também impede que a informação seja inserida de maneira errada em algum dos setores.

Confira as boas práticas de empresas de sucesso.

E a sua empresa?

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Fonte: Senior Sistemas