Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é uma solução integrada de gestão empresarial que ajuda a planejar e controlar todas as operações de uma empresa. Ele é projetado para permitir que a empresa gerencie e automatize seus processos de negócios, desde a produção até a entrega final do produto ou serviço.

O sistema ERP é composto por diversos módulos interconectados, que cobrem diferentes áreas da organização, como finanças, recursos humanos, vendas, compras, produção, logística, entre outros. Esses módulos funcionam em conjunto, permitindo que a empresa tenha uma visão holística de seus processos, reduza erros e retrabalhos, tome decisões mais rápidas e assertivas e melhore sua eficiência operacional.

Um ERP é essencial para empresas de todos os tamanhos, pois ajuda a integrar dados e processos, reduzir custos, melhorar a tomada de decisões e aumentar a competitividade no mercado. Além disso, ele é altamente personalizável, permitindo que a empresa adapte a solução às suas necessidades específicas e cresça de forma sustentável ao longo do tempo.

1. O que é um sistema ERP e como ele surgiu?

Como dito na introdução, o sistema ERP é uma solução de gestão empresarial, integrada, que ajuda a planejar e controlar todas as operações de empresas. As primeiras ferramentas (não softwares) criadas para esse tipo de controle empresarial datam da década de 1950 – primeiramente eram soluções mais insipientes, depois aperfeiçoadas ao longo dos anos.

Os sistemas que, posteriormente, viriam a ser ERPs, eram bastante limitados em termos de funcionalidades e cobertura de áreas. Com o passar do tempo, eles evoluíram para soluções mais abrangentes e personalizáveis. Atualmente, os sistemas ERPs são altamente sofisticados e oferecem uma ampla gama de funcionalidades, desde gestão de projetos e de qualidade até gerenciamento de recursos humanos e de relacionamento com o cliente.

Importante frisar que a popularização dos sistemas ERP foi impulsionada pelo surgimento da internet e da computação em nuvem, que tornaram essas soluções mais acessíveis e flexíveis para organizações de todos os tamanhos. Hoje em dia, os sistemas ERP são uma ferramenta fundamental para empresas que desejam melhorar sua eficiência operacional, reduzir custos, aumentar a produtividade e tomar decisões mais rápidas e assertivas.

2. Benefícios de um sistema ERP para as empresas

Um ERP, que aqui também chamaremos de sistema de gestão, traz diversos benefícios para as empresas, como o aumento da produtividade, agilidade na tomada de decisão, redução de custos, entre outros. Isso, consequentemente, resulta na melhoria do atendimento ao cliente. Lembrando que esses benefícios podem variar de acordo com as necessidades de cada instituição, mas, de forma geral, um sistema ERP pode ajudar a melhorar a eficiência, produtividade e competitividade da empresa no mercado.

3. Quais são as principais funcionalidades de um sistema ERP

Algumas das principais funcionalidades desse sistema de gestão incluem a gestão financeira, de vendas, serviços, processos industriais, custos, controladoria, recursos humanos, qualidade. Esses recursos, quando integrados, trazem maior assertividade à gestão, automatizando processos e oferecendo informações precisas para a tomada de decisão.

Por exemplo, com um bom ERP para a sua gestão financeira você vai fazer um melhor controle de contas a pagar e receber, fluxo de caixa, gestão de orçamento, contabilidade geral e fiscal, gestão de impostos e faturamento. Já na gestão de vendas e serviços, será possível gerir clientes, vendas e pedidos, cotações e propostas, gestão de preços, descontos e muito mais.

A gestão dos variados processos industriais é outro ponto importante. Por sinal, temos até um e-book sobre isso neste link (download gratuito). Para a indústria, as funcionalidades do ERP permitem um controle de todo o processo produtivo, da gestão de estoques ao planejamento de produção e manutenção de equipamentos. Além disso, há a gestão de custos, com a análise e controle de custos de produção – só para ficar em alguns exemplos bacanas.

Na parte de recursos humanos será possível fazer um melhor controle da folha, ponto, benefícios, entre outras atividades. Por fim, a gestão da qualidade é outra importante funcionalidade de um sistema ERP, permitindo o controle e gestão de processos de qualidade, análise de desempenho e gestão de indicadores de qualidade.

4. Tipos de ERP e como escolher o melhor para a sua empresa

Existem diversos tipos de sistemas ERP disponíveis no mercado, o que pode tornar a escolha do mais adequado para a empresa uma tarefa desafiadora. Alguns dos principais tipos de ERP são os de nicho, de grande porte e na nuvem.

Os sistemas ERP de nicho são voltados para segmentos específicos do mercado e possuem funcionalidades especializadas. Já os de grande porte são mais robustos e completos, indicados para empresas que precisam gerenciar uma grande quantidade de dados e processos complexos. Por fim, os sistemas na nuvem são hospedados em servidores remotos, na nuvem (leia mais aqui), permitindo o acesso remoto aos dados.

Para escolher o melhor ERP para a empresa, é fundamental levar em consideração as necessidades específicas do negócio, o porte da instituição, o segmento de atuação e o orçamento disponível. É recomendado realizar uma avaliação minuciosa das opções disponíveis, comparando preços e funcionalidades, além de buscar referências de outras empresas que já utilizam o sistema. Dessa forma, é possível escolher o ERP mais adequado para atender às demandas da corporação e otimizar seus processos.

5. Implantação de um ERP: processos e fases

A implantação de um sistema ERP, geralmente, é um processo complexo que envolve várias etapas e fases. Para garantir o sucesso da implantação, é essencial seguir um plano estruturado e envolver os principais stakeholders da empresa.

A primeira fase é a de planejamento, na qual são definidos os objetivos da implantação, identificados os requisitos do sistema e elaborado um cronograma. Nessa etapa, também é importante realizar uma análise detalhada dos processos internos da empresa, identificando oportunidades de melhoria e alinhando-os com as funcionalidades do ERP.

A segunda fase é a de configuração e customização do sistema, onde são realizadas as adaptações necessárias para atender às necessidades específicas da organização. Nessa etapa, são definidos parâmetros, formulários, relatórios e outras configurações que irão garantir a correta operação do sistema.

Após a configuração, segue-se a fase de testes e treinamento. Neste ponto, são realizados testes para verificar a integridade do sistema, sua conformidade com os requisitos e a correta interação com os processos da empresa. É fundamental promover treinamentos para os usuários do sistema, capacitando-os a utilizar todas as funcionalidades de forma eficiente.

Finalmente, temos a fase de implementação, na qual ocorre a migração dos dados para o novo sistema, a integração com outros sistemas existentes e a entrada em operação. É importante monitorar e acompanhar de perto essa fase, garantindo uma transição suave e resolvendo eventuais problemas que possam surgir com o início das operações em si.

6. Desafios na implantação de um sistema ERP e como superá-los

A implantação de um sistema ERP pode apresentar alguns desafios, mas com um bom planejamento e abordagem adequada, esses desafios são superados. Um dos principais desafios é a resistência à mudança por parte dos colaboradores da empresa. A introdução de um novo sistema pode gerar desconforto e insegurança, especialmente se os colaboradores estiverem acostumados a processos manuais ou sistemas antigos. É fundamental investir em comunicação clara, treinamentos abrangentes e envolver os colaboradores desde o início do processo, mostrando os benefícios que o novo sistema trará para o trabalho diário.

Outro desafio é garantir a integração adequada com outros sistemas existentes na empresa. Muitas vezes, as empresas possuem sistemas legados ou soluções específicas que precisam ser integradas ao novo ERP. É importante realizar uma análise detalhada dos requisitos de integração e trabalhar em conjunto com os fornecedores para garantir uma integração eficiente e sem problemas. Um planejamento cuidadoso, testes minuciosos e acompanhamento contínuo são essenciais para superar esse desafio.

Além disso, é importante mencionar a necessidade de um gerenciamento de projeto eficaz. A implantação envolve uma série de atividades e equipes interdisciplinares, tornando a gestão do projeto fundamental para o sucesso. É necessário definir claramente as responsabilidades, estabelecer marcos e prazos realistas, além de ter um acompanhamento constante do progresso. Uma equipe de projeto bem estruturada, liderada por um gerente experiente, deve ajudar a superar os desafios do caminho e garantir uma boa implementação.

Fique ligado: é importante ter em mente que esses desafios são parte natural do processo e podem ser superados com planejamento, comunicação eficaz, treinamento adequado e gerenciamento de projeto. Com abordagem estratégica e compromisso de toda a empresa, é possível implementar com sucesso o ERP, em benefício de toda a gestão da empresa.

7. Segurança de dados em sistemas

A segurança de dados é uma preocupação importante, considerando a quantidade de informações sensíveis e estratégicas armazenadas e processadas por um ERP. É essencial adotar medidas robustas para proteger os dados contra ameaças internas e externas.

Uma das principais estratégias para garantir a tal segurança de dados em sistemas ERP é o controle de acesso. Por isso é fundamental implementar políticas de controle de acesso com base em perfis de usuário, e que só pessoas autorizadas tenham acesso a certas informações.

O ERP WK Radar possui uma função chamada segregação de funções ou permissionamento de usuários. Nela, os supervisores podem parametrizar quais informações os colaboradores terão acesso. Se um funcionário trabalha no setor de compras, por exemplo, ele só vai conseguir visualizar dados referentes às suas funções. O permissionamento também impede que os colaboradores tenham acesso a dados pessoais de outros funcionários.

Outra medida importante é a criptografia dos dados armazenados e transmitidos pelo sistema ERP. A criptografia ajuda a proteger as informações confidenciais, tornando-as ilegíveis para qualquer pessoa não autorizada que tente acessá-las. O ERP WK Radar possui criptografia e, por isso, caso ocorra um ataque externo, os elementos no sistema estarão ilegíveis e protegidos. O WK Radar ainda conta com banco de dados próprio. Isso significa que apenas a produtora consegue alterar o código fonte do ERP, incluindo o banco de dados.

Outra ferramenta muito recomendada é o registro de logs. Essa ferramenta técnica traz mais segurança para o sistema, porque mostra, através de um relatório, qual usuário inseriu o dado, se ele foi alterado ou excluído, e em qual data. Com isso, a organização consegue saber exatamente como as informações estão sendo manipuladas – e com qual propósito.

8. O treinamento dos usuários

O treinamento dos usuários é uma etapa crucial. O sucesso da adoção e utilização eficiente do sistema depende da capacitação dos colaboradores que irão utilizá-lo diariamente. Treinamentos adequados proporcionam uma compreensão sólida das funcionalidades do ERP, aumentando a produtividade e reduzindo erros operacionais.

Uma abordagem eficaz para o treinamento dos usuários é desenvolver programas personalizados, levando em consideração as necessidades e funções específicas de cada time da empresa que está usando o ERP. É importante utilizar uma variedade de métodos de treinamento, incluindo tutoriais em vídeo, manuais de usuário e treinamentos on-line.

Além disso, é fundamental que esses treinamentos sejam contínuos, com atualizações periódicas desses conteúdos à medida que novas funcionalidades são adicionadas ou melhoradas no sistema ERP. Isso garante que os usuários estejam sempre atualizados e preparados para aproveitar ao máximo as capacidades do sistema. Além de melhorar a adesão do colaborador, diminuindo riscos de abandono do projeto por má utilização.

9. Manutenção e atualização

A manutenção e atualização do ERP são aspectos críticos para garantir seu desempenho contínuo e alinhamento com as necessidades em evolução da empresa. A realização de manutenções regulares ajuda a identificar e corrigir problemas de funcionamento, garantindo a estabilidade do sistema. Isso inclui a monitorização do desempenho, a resolução de falhas, e a otimização do sistema para melhorar sua eficiência e segurança.

Além disso, as atualizações são essenciais para manter a empresa em dia com as últimas tendências e avanços tecnológicos. Essas atualizações podem incluir melhorias de funcionalidade, correção, novos recursos e compatibilidade com outras aplicações e sistemas.

Às empresas, é importante acompanhar as atualizações lançadas pelos fornecedores do ERP e avaliar quais são relevantes para as necessidades da organização, planejando e executando as atualizações de forma adequada, com testes prévios e minimizando o impacto nas operações. Há ERPs com recursos para atualizações automáticas, o que otimiza bastante esse processo.

Também é crucial que a produtora do ERP conte com uma equipe de suporte especializada para lidar com possíveis eventualidades. Essa equipe deve ser capaz de resolver problemas técnicos, dar suporte aos usuários e estar atualizada com as últimas práticas e tendências relacionadas ao sistema. O suporte contínuo e eficiente vai para garantir a disponibilidade e o bom funcionamento do sistema, além de auxiliar os usuários em suas dúvidas e necessidades.

10. O que você precisa em um ERP?

Ao selecionar um ERP, é importante identificar quais são as necessidades e requisitos específicos do seu negócio. Existem diversos aspectos a serem considerados para garantir que o sistema ERP atenda às suas expectativas e possibilite um crescimento sustentável. Para cada área de negócio, há serviços essenciais que o ERP precisa contemplar, por exemplo:

Área de Vendas

• Controle de vendas por número de lote e validade
• Automatização de processos fiscais repetitivos
• Eliminação do pagamento de comissões indevidas
• Cálculo de comissões multinível
• Histórico de cada cliente, vendas e produtos
• Validação de consistência de informações para SPED
• Segurança na separação e liberação de itens solicitados
• Controle de vendedores, representantes e metas
• Gestão de notas fiscais e cupons fiscais
• Acompanhamento de situações de pedidos em tempo real
• Relatórios de vendas, comissionamentos, lucros e outros
• Gestão de orçamentos

Área de Finanças 

• Simulação de cenários para a gestão orçamentária
• Conciliações bancárias precisas
• Efetivo controle para o fim dos pagamentos duplicados/duvidosos
• Amplo acompanhamento dos recebimentos e pagamentos
• Disponibilização de dados financeiros sobre clientes e fornecedores
• Agilidade e precisão nas tomadas de decisões com a simulação de Fluxo de Caixa
• Segurança nos pagamentos com regras eletrônicas para autorizações

Área de Serviços 

• Gestão de contratos de prestação de serviços, com reajustes, suspensão, vigência, etc.
• Acompanhamento de serviço realizado, com atividades programadas, pessoas alocadas, horários e tarefas a serem executadas
• Controle de ordem de serviços, peças utilizadas, consertos em garantia, serviços realizados e planejados
• Registro dos serviços de consultoria, visita técnica, agendamentos e relatórios de visitas
• Faturamento automatizado e agrupado por cliente, referente a serviços, contratos, adicionais e reembolsos

Área de Industrial 

• Indicadores em tempo real sobre toda a produção
• Dados que permitem visualizar pontos fracos dentro dos processos
• Aumento da performance produtiva com a redução de desperdícios
• Estoque inteligente, gerando empenho de insumos necessários para as OPs
• Rastreabilidade da cadeia produtiva
• Gerenciamento de manutenções preventivas
• Acompanhamento e gerenciamento de manutenções corretivas
• Integração com a área de qualidade

Área de Custos

• Visão panorâmica de custos fixos, variáveis, diretos, indiretos
• Precisão de dados para a formação de preços de vendas
• Análise e diferenciação entre gastos e despesas
• Possibilidade de personalização dos centros de custos
• Reconhecimento de distorções entre custos padrão e real
• Adaptabilidade à realidade financeira da sua empresa
• Cálculo de custos

Área de Controladoria 

• Integração de entradas (compras) e saídas (comercial)
• Apuração dos impostos
• Auditor Fiscal
• Conferência e conciliação dos lançamentos contábeis/tesouraria
• Centro de Custos/Resultados
• Gestão patrimonial precisa
• Amplo atendimento à legislação e ao SPED – Sistema Público de Escrituração Digital
• Validador do IRPJ e da ECF

Área de Recursos Humanos

• Avisos automáticos de atividades pendentes (ASO, Estabilidades, Férias, etc.)
• Regras e campos personalizados para cálculo da folha
• Atendimento das exigências do eSocial (exceto Entes Públicos)
• Auxílio no cumprimento das obrigações acessórias
• Mais agilidade para os processos operacionais
• Controles de Empréstimos e Benefícios
• Simulações e cálculos efetivos de rescisões, férias, 13°, entre outros

Área de Qualidade

• Efetivo controle estatístico da qualidade
• Relatórios personalizados a partir de padrões da empresa
• Criação de níveis de qualificação (do produto, do processo, etc.)
• Laudos, ações preventivas, corretivas e autocontroles
• Análise de causa e efeito, 5W, 5W2H, entre outros
• Plano de gerenciamento das não conformidades

Em resumo, ao selecionar um ERP, é essencial também considerar suas funcionalidades. Analise as áreas críticas do seu negócio e verifique se o ERP possui os módulos e recursos necessários. Avalie também a capacidade de customização do sistema e se ele pode se adaptar aos fluxos de trabalho específicos da sua empresa. Por fim, certifique-se de que o ERP seja capaz de acompanhar o crescimento da sua organização e suportar as demandas futuras.

Bônus: ERP na Nuvem 

Uma questão bem comum que os gestores se colocam, antes de contratarem um ERP, é: o sistema que será contratado deve rodar em um servidor local, on-premise, ou seria melhor fazer a contratação do mesmo serviço, só que baseando o ERP na nuvem (cloud)?

Saiba que a opção em nuvem é uma tendência de mercado. E os motivos são muitos:

Menor investimento inicial 

Uma das vantagens mais nítidas de um ERP em nuvem é que ele não exige investimento inicial em infraestrutura (servidor, licença do sistema operacional), já que tudo irá rodar em um servidor externo. Você só terá que ter um bom acesso à internet para utilizá-lo.

O serviço cloud não requer compra de licença

Por ser comercializado via assinatura, não há a necessidade de compra de uma licença de uso – como ocorre quando a empresa faz a instalação on-premise. Isso também diminui os custos do investimento inicial, já que, em alguns casos, o custo com tais licenças pode ser alto.

Acessível de qualquer lugar 

Outra vantagem é a possibilidade de acessar o ERP de qualquer lugar, bastando que para isso o usuário tenha um equipamento conectado à internet.

Segurança dos dados 

Outra vantagem apontada por especialistas da área é que a empresa contratante, a partir do momento que usa um ERP na nuvem, não precisa mais se preocupar com a segurança e inviolabilidade de seus dados, uma vez que essa responsabilidade fica por conta da empresa contratada – a que produz e distribui o ERP. Mas aqui fica um alerta: é preciso se certificar de que a empresa produtora realmente garante total integridade das informações, redundância dos serviços e infra, banco de dados armazenado com múltiplos níveis de segurança, dentre outros fatores que efetivamente mantêm seguros todos os dados da organização.

Facilidade de atualização

Quando você tem o ERP instalado em sua máquina local e a empresa produtora faz uma melhoria no sistema, é natural que alguém de sua equipe tenha de parar para instalar essa atualização, certo? No formato em nuvem, as atualizações do sistema são automáticas. E em alguns casos, toda a manutenção do ambiente operacional passa a ser feita pela produtora.

Pensou em sistema ERP, pensou WK Radar 

Um bom sistema de gestão pode revolucionar a forma como sua empresa organiza demandas e realiza entregas. Integrando todas as informações relevantes do seu negócio, com o WK Radar você automatiza processos, elimina erros e reduz o tempo e o custo associados a atividades manuais. Conheça o ERP que não é qualquer ERP e surpreenda-se.

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Fonte: WK.