Com as constantes mudanças na legislação nem sempre é fácil se atentar a todas as novas regras. Recentemente, a LGPD entrou em vigor, para trazer mais transparência aos processos de coleta e armazenamento de dados.

O número de ciberataques é crescente entre as empresas públicas e privadas. Segundo dados da Apura, companhia brasileira de segurança cibernética, diariamente, são registrados na plataforma uma média de 7 milhões de eventos ligados à ciberataques. Nos últimos três anos, foram mais de 2,2 bilhões de ocorrências. 

Os números reforçam uma certeza: a rápida transformação digital e a adoção de ferramentas tecnológicas integradas trazem facilidade e agilidade para os processos, tornando tudo mais prático. Contudo, em contrapartida, também tornam a gestão de dados mais complexa. 

Sabendo disso, é preciso se atentar para manter conformidade com as leis referentes à captação e tratamento de dados de terceiros.

A mais recente é a Lei Geral de Proteção de Dados, a LGPD, que entrou em vigor em 2020. O mecanismo legal tem como função proteger e regulamentar o uso de dados pessoais pelas empresas. 

Confira, no artigo, o que muda no departamento pessoal com a LGPD e como sua empresa deve se adequar. Continue a leitura!

LGPD e departamento pessoal: qual a relação entre os dois?

Antes de entender os impactos trazidos pela lei, é preciso compreender o que é e como funciona a LGPD. Trata-se de um mecanismo legal, que serve para regular e garantir a transparência no tratamento de dados pessoais de terceiros. 

E, ao contrário do que se pensa, essa lei não é nova. O dispositivo legal é uma adaptação do Marco Civil Regulatório da Internet, que era responsável por essa regulamentação até então.

A LGPD é uma lei federal, que entrou em vigor em setembro de 2020, e tem como principal objetivo garantir mais segurança e privacidade aos dados pessoais dos cidadãos.

Para isso, a lei estabelece regras quanto à coleta, armazenamento, processamento, compartilhamento e até mesmo o tratamento desses dados, seja de forma física ou digital. É importante ressaltar que a lei não se aplica somente a grandes empresas. Sendo assim, as empresas pequenas e de médio porte também precisam se adequar às diretrizes dessas mudanças. 

Portanto, é fundamental que todos os setores que trabalham diretamente com dados, principalmente o departamento pessoal e RH, se atentem e sigam à risca a LGPD. Caso contrário, o descumprimento da lei pode gerar altas multas. 

O que muda no departamento pessoal com a LGPD?

Diante desse novo cenário, o departamento pessoal precisa se adequar. Afinal, o setor lida com um volume alto de dados pessoais.

Mas como as mudanças são recentes nem sempre é fácil compreender todas elas. Por isso, preparamos uma lista com os tópicos mais importantes. Confira! 

Registro de documentos

O simples registro de dados que vem de entrevistas, admissões e o armazenamento de dados de clientes e leads mudaram. Agora, com a LGPD é preciso captar e armazenar essas informações de forma segura.

Além disso, é importante observar as formas de obtenção desses dados e o nível de acesso a eles, definindo as permissões de usuários. Ou seja, a operação deve ser o mais transparente possível, de modo que os colaboradores saibam para qual finalidade os dados serão armazenados.

Autorizações e consentimentos

A LGPD surge para garantir a segurança dos dados, principalmente os que são adquiridos por meio da internet. Isso porque, hoje, é muito comum empresas adotarem o uso de formulários online, para captar leads.

Dessa forma, é imprescindível buscar autorizações e o consentimento do usuário para a captação desses dados. Por isso, é recomendada a criação de pop-up na página inicial do site, alertando sobre o uso de cookies e formulários usados para capturar essas informações.

Já no ambiente do departamento pessoal, é importante adotar contratos e cláusulas que apontem essa captação de dados. Ao assinar o documento, a pessoa autoriza o seu uso.

Política de segurança

O departamento pessoal precisa adotar uma medida de segurança mais reforçada. O ideal é que conste nos contratos de admissão uma cláusula de política de privacidade. Ela serve para garantir a confidencialidade obrigatória dos dados.

Já no site da empresa, é necessário criar uma página de política de privacidade, descrevendo como os dados do usuário serão tratados. 

É importante ressaltar que, caso a empresa não cumpra essas medidas, ela pode ser banida no que tange à coleta de dados.

Treinamento dos funcionários

Os profissionais do departamento pessoal devem ser treinados para seguir as novas regras no que diz respeito ao uso de dados. Por isso, é importante que eles passem por um treinamento para se defender de possíveis ataques cibernéticos.

Além dos dados digitais, é importante se atentar ao espaço físico, pensando em maneiras de evitar que pessoas não autorizadas tenham acesso ao setor.

Deixar de observar essas medidas pode custar caro para empresa, uma vez que tanto o sistema quanto o espaço físico podem ser invadidos para o roubo de dados.

LGPD e departamento pessoal: principais pontos para ter em mente

Como sabemos, o departamento pessoal lida diariamente com dados pessoais, como dos colaboradores, fornecedores, clientes, entre outros. Dessa forma, com a LGPD em vigor, essas informações devem ser tratadas com muito cuidado e de maneira responsável.

Sendo assim, é importante coletar apenas os dados que serão utilizados, sendo que tanto a coleta quanto o armazenamento deles deve ser justificada com objetivos legítimos. 

Confira os pilares da LGPD que devem ser considerados nos processos de coleta, armazenamento e tratamentos de dados:

• Prevenção: é responsabilidade da empresa garantir a proteção dos dados dos colaboradores e clientes, antes que haja algum problema. Ou seja, a organização deve buscar maneiras de blindar essas informações, evitando possíveis ataques cibernéticos. 
• Transparência: o processo de coleta e armazenamento precisa ser transparente, ou seja, a pessoa que cede os dados deve estar ciente da coleta e armazenamento dessas informações por parte da empresa.
• Acesso: o titular dos dados tem direito a realizar consultas, de forma livre e gratuita, dos próprios dados pessoais coletados pela empresa.
• Necessidade: é preciso coletar apenas os dados que serão utilizados.
• Adequação: as informações coletadas devem ser usadas apenas para os fins declarados ao titular, ou seja, não podem ser exploradas em outros processos sem a devida autorização.
• Finalidade: o tratamento dessas informações cedidas deve ser feito com fins específicos, legítimos e informados com antecedência.
• Não discriminação: os dados coletados não podem ser usados como objeto de discriminação contra os seus titulares.

Como a Senior pode te ajudar?

Como vimos até aqui, a LGPD trouxe mudanças significativas e isso significa que a empresa deve ter um cuidado redobrado quanto à coleta, tratamento e armazenamento de dados de terceiros.

Independentemente do porte da sua empresa, é fundamental atender os requisitos exigidos pela lei. Para isso, o departamento pessoal pode contar com a ajuda da tecnologia. 

Para saber mais sobre essa solução, acesse o nosso site ou entre em contato conosco! Nós estamos a postos para ajudar!

Fonte: Senior Sistemas