Saiba quais documentos são essenciais para admissão, os prazos legais e como a tecnologia pode agilizar o processo. Evite erros e penalidades com este guia.

A contratação de novos colaboradores é a etapa final dos processos seletivos, garantindo conformidade legal e integração eficiente do profissional na empresa. Organizar o RH para estar ciente de quais documentos são necessários para admissão é fundamental para evitar erros e atrasos. Este guia aborda os documentos essenciais, prazos e melhores práticas, destacando como a tecnologia da Senior pode simplificar esse processo.  

Qual a importância dos documentos para admissão?

Os documentos para admissão são essenciais por várias razões: 

1. Identificação do colaborador: ao registrar informações como nome completo, CPF, endereço, estado civil etc, a empresa não apenas preenche um cadastro e cumpre requisitos legais, mas também facilita a gestão interna — traçando um perfil completo do colaborador e personalizando seu desenvolvimento e benefícios às necessidades individuais; 
2. Cumprimento das obrigações legais e prevenção de penalidades: a regularidade da contratação depende da apresentação de documentos oficiais, necessários para cálculos de direitos trabalhistas e benefícios. Além disso, a fiscalização do Ministério do Trabalho pode acarretar em penalidades se a documentação não estiver em ordem;
3. Segurança jurídica: a correta formalização protege a empresa em eventuais disputas trabalhistas, por resguardá-la e provar conformidade com a lei. 

Documentos necessários para admissão

A lista de documentos exigidos varia conforme o tipo de contratação e as especificidades do cargo. Abaixo, listamos os documentos principais: 

Documentos essenciais dos candidatos:

• CTPS (pode ser a digital); 
• RG e CPF; 
• Título de eleitor (maiores de 18 anos); 
• Comprovante de residência; 
• Inscrição no PIS/Pasep; 
• Comprovante de escolaridade; 
• Registro profissional (quando aplicável); 
• Certidão de nascimento ou casamento; 
• Certificado de alistamento militar (para homens entre 18 e 45 anos); 
• Atestado de Saúde Ocupacional (ASO); 
• Certidões de nascimento dos filhos (até 21 anos); 
• Cartão de vacinação e comprovante de frequência escolar (filhos menores de 7 anos); 
• Fotos 3×4; 
• CNH (quando aplicável). 

Documentos para estagiários:

• Termo de Compromisso de Estágio (TCE); 
• Carteira de identidade; 
• CPF; 
• Atestado de frequência em instituição de ensino; 
• Histórico escolar; 
• Comprovante de residência. 

Documentos para jovens aprendizes: 

• Carteira de identidade; 
• CPF; 
• Carteira de trabalho; 
• Atestado de frequência em instituição de ensino; 
• Certificado de conclusão do ensino médio.

Prazos:

Os prazos que a empresa não pode deixar de cumprir são estabelecidos por lei: 

• Devolução dos documentos: A empresa tem até cinco dias para devolver os documentos originais ao colaborador, conforme a lei 5.553/68; 
• Registro na carteira de trabalho: O registro deve ser feito em até 48 horas após a entrega dos documentos, conforme o artigo 29 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). 

Formalização pelo eSocial

O eSocial é uma plataforma que unifica o envio de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas ao Governo Federal. A empresa deve registrar todos os dados do novo colaborador no eSocial antes do início das atividades. Os principais dados exigidos são: 

• CPF 
• Carteira de Trabalho 
• NIS (NIT/PIS/PASEP) 

Documentos que não podem ser exigidos 

Para evitar discriminação e constrangimento, a lei 9.029/95 “proíbe a exigência de atestados de gravidez e esterilização, e outras práticas discriminatórias, para efeitos admissionais ou de permanência da relação jurídica de trabalho” como: 

• Certidão negativa de ações trabalhistas; 
• Registros de dívidas (Serasa, SPC); 
• Antecedentes criminais — exceto em casos específicos, conforme Recurso de Revista Repetitivo do TST (Tribunal Superior do Trabalho). Portanto, por exemplo: cuidadores de menores/idosos/deficientes, bancários, trabalhadores que atuam com substâncias tóxicas/entorpecentes e armas, etc. 
• Exame de HIV. 

Tecnologia na gestão de documentos admissionais 

A tecnologia pode transformar o processo de admissão, tornando-o mais eficiente e menos burocrático. A solução de Admissão Digital da Senior é um exemplo de como essa inovação pode beneficiar tanto o candidato quanto o RH.  

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A Admissão Digital dispõe de uma incrível ferramenta que possibilita poupar até 70% de tempo para convertê-lo em produtividade na validação de documentos: a validação por OCR – Optical Character Recognition. 

De forma automática, o OCR realiza a leitura dos arquivos de imagem fornecidos e compara-os com os campos preenchidos no sistema — seja para que o futuro colaborador se certifique de que preencheu corretamente todos os campos necessários, seja para poupar o tempo investido pelo RH realizando a conferência dos dados informados. 

Como funciona o OCR na prática?

Durante a realização do cadastro do novo contratado, usando um software de admissão digital, o OCR funciona do seguinte modo: 

1. Preenchimento: O novo colaborador acessa a aba de pré-admissão e insere a documentação nos campos informados; 
2. Análise: A imagem ou documento digitalizado é indexado no OCR, que faz a leitura e analisa os arquivos; 
3. Comparação: O OCR compara os caracteres dos documentos com as fontes já existentes e categorizadas no banco de dados; 
4. Reconhecimento: O mecanismo faz o reconhecimento dos elementos inseridos nos documentos ou imagens; 
5. Conversão: Os caracteres localizados são convertidos em texto pelo software, conforme suas finalidades: preencher um formulário de cadastro, inserir dados no sistema ou alimentar relatórios; 
6. Apresentação e edição: Os textos transformados são apresentados e podem ser editados, caso haja algum erro. 
7. Validação: Feita a segunda etapa, o RH recebe a pré-admissão para a validação, efetuada pelo próprio OCR, que confirma os dados. 

Alguns benefícios do OCR

• Facilita a entrada de dados de forma rápida: Com o auxílio do OCR, os documentos e dados inseridos são lidos e validados mais facilmente. Dessa forma, os profissionais não precisam checar manualmente as informações, sendo que a parte burocrática e maçante fica a encargo do software; 
• Aumenta a produtividade: Com o auxílio do OCR, a equipe consegue aumentar a produtividade, com a redução no tempo de validação de dados; 
• Diminui as chances de erros: A automação auxilia no preenchimento das informações com maior precisão e reduz a incidência de erros. Portanto, a análise de dados via OCR melhora a confiabilidade do processo, diminui a chance de falhas na verificação de documentos e o índice de retrabalho; 
• Melhora a experiência do usuário: Oferecer uma excelente experiência aos colaboradores é essencial, já que contribui para a satisfação e retenção de talentos.  

A Admissão Digital da Senior possui a tecnologia do OCR embarcada em seu processo padrão. O recurso garante a pré-validação dos documentos de forma simples, automática e em poucos segundos. Dessa forma, o processo de contratação dos novos colaboradores se torna muito mais ágil e seguro, garantindo uma ótima experiência para os profissionais recém-chegados e também para o time do RH. Revolucione o processo de admissão da sua empresa com a Senior! 

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Fonte: Senior Sistemas