Criado em 2014 pelo Governo Federal, o eSocial entrou em vigor somente em 2015 e de lá para cá, já passou por diversas mudanças, tudo isso visando garantir mais facilidade na hora de prestar informações acerca dos trabalhadores aos órgãos fiscais. Por exemplo, com o eSocial Simplificado, a versão moderna e digital do eSocial, implantado em 2020, entrou em vigência um ano depois. A atualização do sistema reduziu o número de eventos, diminuiu a quantidade de campos do layout, e muitas outras mudanças. Tudo isso, visando facilitar a prestação de informações. Entretanto, localizar algumas funções no sistema pode ser um tanto quanto difícil. Por exemplo, você sabia que dentro do sistema existe uma aba de consulta de dados dos trabalhadores? Pois, existe sim! Trata-se da qualificação cadastral eSocial, uma das abas presentes na plataforma. Nela é possível consultar os dados cedidos a empresa pelos profissionais na hora da realização do registro trabalhista. Dessa forma, os dados podem ser confrontados nas bases de dados dos órgãos fiscais relacionados, a fim de verificar se está tudo certo. A seguir, apresentamos a importância dessa atividade e mostramos como funciona a qualificação cadastral eSocial. Continue lendo!
O que é qualificação cadastral eSocial?
Primeiramente, vamos entender o que é o eSocial.
Instituído pelo Decreto nº 8373/2014, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais e Trabalhistas (eSocial), é uma plataforma online que simplifica o processo de prestações de informações trabalhistas ao Fisco.
Isso porque, o sistema permite que o empregador comunique, de maneira unificada, dados relacionados ao profissional, como: folha de pagamento, contribuições previdenciárias, acidentes de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS. Ou seja, antes um processo que poderia levar dias, se tornou bem mais simples e pode ser realizado sem a necessidade de deslocamento até os órgãos fiscais competentes.
Entretanto, antes de enviar qualquer evento do eSocial, a empresa precisa realizar a qualificação cadastral eSocial. Essa etapa serve para garantir que as informações prestadas não apresentem uma possível incompatibilidade no sistema.
A qualificação cadastral é uma das abas do eSocial, que permite a empresa realizar consultas, a fim de verificar se as informações cadastrais do profissional estão corretas, ou se apresentam alguma divergência com o sistema.
Dessa forma, o objetivo da qualificação cadastral do esocial é possibilitar a verificação de informações como nome, data de nascimento, número do Cadastro de Pessoa Física (CPF) e Número de Identificação Social (NIS), nas bases de dados dos órgãos fiscais relacionados ao trabalho. Tudo isso, visando garantir uma base de dados segura, limpa, correta e unificada.
Ou seja, a qualificação cadastral eSocial é uma ferramenta que serve para garantir que os dados informados estejam corretos, evitando assim dificuldades no futuro, tanto para empresa quanto para o profissional.
Por isso, antes de firmar o vínculo entre empresa e colaborador, é recomendado que a empresa realize a qualificação cadastral. Assim, é possível confrontar os dados dos colaboradores com aqueles já existentes na base de dados do CPF e CNIS — número emitido pelo Cadastro Nacional de Informações Sociais.
Isso porque, caso haja divergências no cadastro do eSocial, o trabalhador pode ter dificuldades para acessar benefícios, como o FGTS e a aposentadoria, por exemplo. Caso seja apresentada uma informação incorreta, como: nome errado ou duplicidade de número do PIS, é necessário providenciar a regularização de imediato, solicitando a correção dos dados.
Como consultar a qualificação cadastral eSocial?
A página para consulta da qualificação cadastral do eSocial pode ser acessada de modo simples e rápido pelo empregador. Basta seguir esses passos:
- Acessar o Portal do eSocial;
- Clique em “Consulta Qualificação Cadastral on-line”;
- Insira os dados dos trabalhadores (nome, data de nascimento, PIS e CPF);
- Clique em consultar.
Uma vez concluída a consulta, é possível gerar o comprovante do eSocial ao fim do processo. Certifique-se de imprimir e arquivar o documento.
Além disso, existe também dois tipos de módulos para consulta:
#1 Módulo WEB: Permite a consulta simultânea de até 10 colaboradores. É uma ótima opção para pequenas empresas, uma vez que agiliza o processo de consulta;
#2 Módulo lote: Por meio desta ferramenta, é possível encaminhar um arquivo do tipo “.txt” com a documentação de vários colaboradores. Após o envio, a empresa recebe o retorno em até dois dias. Para grandes organizações, este modelo pode ser a melhor alternativa.
Ao final da consulta, o sistema irá notificar se as informações dos profissionais está correta ou não. Caso haja divergência, a plataforma exibe uma notificação, mencionado o dado que não bate com o que está na base de dados do sistema.
Como proceder caso haja divergências?
Como mencionamos anteriormente, a apresentação de informações divergentes é notificada pelo sistema. Abaixo destacamos alguns exemplos:
- CPF: Caso o CPF apresentado esteja suspenso, cancelado, nulo ou com a data de nascimento divergente, será necessária a regularização junto à Receita Federal.
- NIS: Quando a divergência refere-se ao NIS, por exemplo, deve-se atentar, pois a orientação será dada conforme o ente responsável pelo seu cadastro, autorizado pela Receita Federal.
- Nome no documento CPF: Caso o nome informado no cadastro do CPF esteja incorreto, o colaborador deverá comparecer em uma agência da Caixa Econômica Federal, Banco do Brasil ou ainda uma agência dos Correios e efetuar a devida regularização.
- Data de nascimento no PIS: Se o problema for a data de nascimento existente no PIS, o colaborador deverá dirigir-se a uma agência da Caixa Econômica Federal a fim de regularizar tal situação.
Caso haja alguma divergência no sistema, o departamento de Recursos Humanos – ou o responsável pela consulta – deve informar o profissional e orientá-lo como proceder. Por exemplo, o CPF informado consta como cancelado no sistema, nesse caso o RH deve orientar o profissional ir até à Receita Federal, para regularizar a situação.
Vale ressaltar que a regularização não aparece automaticamente no sistema, pois a atualização cadastral pode levar até sete dias, para constar no sistema do eSocial.
Como a tecnologia pode ajudar na qualificação cadastral para o eSocial?
Gestão de desempenho, benefícios, folha de pagamento, recrutamento e seleção, controle de jornada e gestão de ponto: essas são apenas algumas das demandas do departamento de RH. Com um alto volume de atividades, dar conta de tudo manualmente é quase impossível.
Por isso, cada vez mais empresas vêm optando por investir em um software dedicado aos processos de RH. Esse tipo de ferramenta automatiza as atividades do setor, diminuindo muito a chance de erros humanos.
Com o uso de um software de RH, por exemplo, é possível evitar a inclusão de informações erradas no eSocial e, com isso, reduzir as chances de notificações graves ou problemas com a justiça.
O sistema de Gestão de Pessoas | HCM é uma solução que garante conformidade com a legislação e as obrigações legais para que o seu RH tenha tempo de focar no que realmente importa, as pessoas e o negócio.
Por isso, na hora de buscar essas soluções, conte com a Senior. Mais de 5 mil clientes já entregaram o eSocial com o suporte da ferramenta, somando mais de 200 milhões de XMLs do eSocial enviados a cada 12 meses.
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Fonte: Senior Sistemas